Declaração de confidencialidade: Plataforma de Produção Unificada («Unified Production Platform» — UPP)

Proteção dos seus dados pessoais
A presente declaração de confidencialidade contém informações sobre o tratamento e a proteção dos seus dados pessoais.
Operação de tratamento: Pedidos de serviços de edição de publicações de caráter geral
Responsável pelo tratamento: Serviço das Publicações da União Europeia, Direção B, «Serviços de Produção de Publicações»
Referência de registo: DPR-EC-00424

1. Introdução

A Comissão Europeia (daqui em diante «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão recolhe e trata dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados (e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001).

A presente declaração de confidencialidade explica porque são tratados os seus dados pessoais e descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e utilizamos as informações obtidas, enumerando também os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «Pedidos de serviços de edição de publicações de caráter geral», realizada pela Direção B, «Serviços de Produção de Publicações», do Serviço das Publicações da União Europeia.

2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: A Direção B, «Serviços de Produção de Publicações», do Serviço das Publicações é responsável pela manutenção do Portal do Autor («Author Portal») da plataforma de produção unificada («Unified Production Platform» — UPP), que permite aos serviços das instituições, organismos e agências da UE apresentar pedidos de serviços de edição de publicações de caráter geral ao Serviço das Publicações ou utilizar a ferramenta de planeamento colaborativo que permite a coordenação de futuras publicações a nível local (dentro de uma DG) e a nível institucional.

Recolhemos os seus dados pessoais (endereço de correio eletrónico, nome próprio e apelido) quando cria um perfil de utilizador na UPP e quando apresenta um pedido no Portal do Autor da UPP e/ou insere uma publicação planeada na ferramenta de planeamento colaborativo.

Tratamos os seus dados pessoais para uma ou várias das seguintes finalidades:

• responder a e gerir pedidos de serviços de edição e, no caso de serviços faturados, faturar o serviço requerente;
• coordenar o planeamento das publicações entre as direções-gerais da Comissão, as instituições e os organismos da UE participantes;
• entrar em contacto consigo no contexto de inquéritos relativos ao Portal do Autor ou qualquer outro serviço oferecido pelo Serviço das Publicações;
• propor-lhe cursos de formação, intercâmbios de boas práticas, boletins informativos ou eventos sobre temas relativos a publicações;
• partilhar consigo informações relativas a publicações e convidá-lo(a) a dar a sua opinião sobre os nossos serviços;
• gerir os seus direitos de acesso ao sistema e produzir estatísticas agregadas sobre os utilizadores;
• manter uma panorâmica pormenorizada dos pedidos de acesso através da ferramenta MS PowerBI.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais pelos seguintes motivos:

- o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos,

e

- enquanto titular dos dados, ao solicitar um perfil de utilizador da UPP, e novamente ao introduzir os seus dados pessoais no formulário de pedido do Portal do Autor, dá o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para estas finalidades.

Base jurídica adicional:

Decisão 2009/496/CE, Euratom do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia.

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para efetuar a presente operação de tratamento, a Direção B, «Serviços de Produção de Publicações», do Serviço das Publicações recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

Responsável pelo pedido, Responsável pelo projeto e Contacto financeiro, Iniciador do plano e Coordenador do plano (podem ser a mesma pessoa):

• obrigatórios: nome próprio, apelido, endereço de correio eletrónico, número de telefone, instituição, agência ou organismo da UE (automaticamente extraído do «EU Login» e não editável)
• facultativos para o Iniciador do plano e para o Coordenador do plano: endereço de correio eletrónico adicional e unidade.

O fornecimento de dados pessoais é obrigatório para manter um perfil de utilizador no Portal do Autor da UPP e para que os pedidos de serviços de edição sejam processados pelo Serviço das Publicações.

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

A Direção B, «Serviços de Produção de Publicações», do Serviço das Publicações só conserva os seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir o objetivo que presidiu à sua recolha ou para tratamento posterior, ou seja durante dez anos a contar da conclusão do projeto.

6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são conservados nos servidores da Comissão Europeia. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos da presente operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?

Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar e apagar os seus dados pessoais e o direito de limitar o respetivo tratamento. Se aplicável, tem também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, assim como o direito de portabilidade dos mesmos.

Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a).

Deu o seu consentimento para que os seus dados pessoais fossem transmitidos à Direção B, «Serviços de Produção de Publicações», do Serviço das Publicações para a presente operação de tratamento. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. (Ver contactos no ponto 9).

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.

9. Contactos

Responsável pelo tratamento

Se pretender exercer os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, ou apresentar observações, fazer perguntas ou expor dúvidas ou, ainda, apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento de dados, mais concretamente, a Direção B, «Serviços de Produção de Publicações» do Serviço das Publicações (info@publications.europa.eu).

Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão

Pode contactar o responsável pela proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) relativamente a questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais no quadro do Regulamento (UE) 2018/1725.

Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu) se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento.

10. Onde obter mais informações

O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado pela proteção de dados com a referência DPR-EC-00424.