PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

Operação de tratamento: Sítio Web do Serviço das Publicações da União Europeia (portal do Serviço das Publicações)

Responsável pelo tratamento: Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.5, «Portal e Serviços Web»

Referência de registo: DPR-EC-00449

1. Introdução

A Comissão Europeia (daqui em diante «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.° 45/2001.

A presente declaração de confidencialidade explica porque são tratados os seus dados pessoais e descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e utilizamos as informações obtidas, enumerando também os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se a seguir as informações relacionadas com a operação de tratamento «Sítio Web do Serviço das Publicações da União Europeia (portal do Serviço das Publicações)» efetuada pela Unidade A.5, «Portal e Serviços Web», da União Europeia.

2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: a unidade A.5, «Portal e Serviços Web», recolhe e utiliza as suas informações pessoais para o registar como utilizador no sítio Web do portal do Serviço das Publicações, e para lhe prestar serviços relacionados com a encomenda de publicações impressas na página «Publicações da UE», bem como para a funcionalidade «assistente do Serviço das Publicações».

Registo do utilizador: esta operação de tratamento consiste em manter atualizada uma lista com dados pessoais numa base de dados. Os dados são também utilizados de forma anónima para estudos e/ou para fins estatísticos com o objetivo de melhorar o serviço.

Assistente do Serviço das Publicações: esta funcionalidade (uma janela na página Web) permite aos utilizadores formularem perguntas tipo sobre os serviços do portal e as publicações disponíveis. Pode fazer perguntas por escrito ou oralmente. Para as questões colocadas oralmente, o assistente do Serviço das Publicações utiliza o robô de conversação «Publio». O robô de conversação regista a entrada áudio (as suas perguntas orais) e envia-a para um motor de reconhecimento de voz que a converte em texto. A entrada áudio é processada no servidor Microsoft Azure. O assistente do Serviço das Publicações apresenta então a entrada áudio, com as palavras interpretadas pelo motor de reconhecimento de voz, antes de apresentar uma resposta tipo por escrito e através de áudio automatizado. Este intercâmbio é instantâneo e efémero. Ao fechar a janela do assistente do Serviço das Publicações, o intercâmbio é suprimido na íntegra. Nem o áudio, nem as perguntas colocadas nem as respostas apresentadas ficam armazenados.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais pelos seguintes motivos:

— o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos;

e

— enquanto titular dos dados, deu o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas,

— se fizer uma encomenda através do portal do Serviço das Publicações, o tratamento dos seus dados pessoais é necessário para completar a sua encomenda.

Base jurídica do tratamento: mandato do Serviço das Publicações [Decisão do Parlamento Europeu, do Conselho Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça da União Europeia, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões de 26 de Junho de 2009 relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia (2009/496/CE, Euratom)]

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para efetuar a presente operação de tratamento de dados, o Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.5, «Portal e Serviços Web», recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

Registo do utilizador

Dados obrigatórios para contas completas:

• Nome próprio
• Apelido
• Endereço eletrónico
• Palavra-passe (encriptada)

Dados obrigatórios para contas com início de sessão único (dados extraídos do serviço externo EU Login):

• Identificador do utilizador
• Endereço de correio eletrónico
• Nome próprio
• Apelido

Dados facultativos:

• Número de telefone
• Área de interesse
• Papel preferido
• Tipo de endereço
• Nome próprio (pode ser diferente do indicado nos dados obrigatórios)
• Apelido (pode ser diferente do indicado nos dados obrigatórios)
• Rua
• Código postal
• Localidade
• País
• Endereço eletrónico (pode ser diferente do indicado nos dados obrigatórios)
• Número de telefone associado ao endereço
• Tipo de pessoa
• Organização
• Departamento
• Função

Não é necessário fornecer dados pessoais para navegar no portal do Serviço das Publicações. Em contrapartida, terá de nos facultar os seus dados pessoais se pretender beneficiar de serviços adicionais, disponíveis para contas completas, como «Os meus endereços», «As minhas listas», « Os meus widgets», «As minhas encomendas», «O meu perfil», «Os meus alertas», «As minhas anotações», «As minhas classificações», «As minhas pesquisas» ou as «As minhas fontes RSS».

Terá também de fornecer os seus dados pessoais se quiser encomendar uma publicação para lhe ser entregue em casa.

Funcionalidade «assistente do Serviço das Publicações»

• Voz (se interagir oralmente com o assistente)

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

A Unidade A.5, «Portal e Serviços Web», conserva os seus dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade que justifica a recolha e o tratamento dos mesmos, nomeadamente para lhe prestar os serviços solicitados. Em caso de criação de uma conta completa, pode apagar os seus dados pessoais se assim o entender (opção «Apagar conta»).

Em caso de inatividade da sua conta durante três anos, enviar-lhe-emos uma mensagem no final desse período. Se não responder no prazo de um mês, a sua conta será automaticamente apagada.

6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são conservados:
— na MS Azure Cloud (Europa) gerida pelos contratantes primários SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), da Roménia, e ARHS Spikeseed S.A., do Luxemburgo, responsáveis pela aplicação portal do Serviço das Publicações,
— na MS Azure Cloud (Europa) gerida pelo contratante Tremend Software Consulting S.R.L., da Roménia, responsável pela continuidade operacional do portal do Serviço das Publicações,
— nos servidores do contratante Paragon Supply Services, da França, responsável pela execução das encomendas físicas,
— por subcontratantes que contribuem para o assistente do Serviço das Publicações (Publio): Pureinsights Technology Ltd, do Reino Unido, e Wisevoice AI, da Roménia

Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

Os contratantes da Comissão estão vinculados por uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade que decorrem do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) [Regulamento (UE) 2016/679].

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos da presente operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

O acesso aos seus dados pessoais é igualmente facultado aos contratantes responsáveis pela gestão da aplicação (SIMAVI e ARHS Spikeseed S.A.) e à Tremend Software Consulting S.R.L., responsável pela continuidade das atividades.

Quando utilizar a funcionalidade de voz do assistente do Serviço das Publicações (Publio), os dados de voz serão tratados em sistemas fornecidos pelos subcontratantes Pureinsights Technology Ltd e Wisevoice AI.

Se fizer uma encomenda de uma publicação física na página «Publicações da UE» do portal do Serviço das Publicações, os seus dados pessoais serão tratados pelo contratante responsável pela execução das encomendas, atualmente a Paragon Supply Services, da França. Este tratamento é objeto de uma declaração de confidencialidade específica que lhe será disponibilizada quando a encomenda for executada.

As informações que recolhemos não serão transmitidas a terceiros.

8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?

Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar e apagar os seus dados pessoais e o direito de limitar o respetivo tratamento. Se aplicável, tem também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, assim como o direito de portabilidade dos mesmos.

Ao registar um perfil de utilizador no portal do Serviço das Publicações, deu o seu consentimento para fornecer os seus dados pessoais à unidade A.5, «Portal e Serviços Web». Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. (Ver contactos no ponto 9).

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.

9. Contactos

— Responsável pelo tratamento

Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento de dados: a unidade A.5, «Portal e Serviços Web», do Serviço das Publicações (info@publications.europa.eu).

— Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão

Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

— Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).

10. Onde obter mais informações

O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado pela proteção de dados com a referência DPR-EC-00449.