Declaração de confidencialidade relativa à proteção dos seus dados pessoais

Operação de tratamento: Sítio Web do «Serviço das Publicações da União Europeia» (portal do Serviço das Publicações)

Responsável pelo tratamento:Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.5, «Portal e serviços Web»

Referência de registo: DPR-EC-00449

 1. Introdução

A Comissão Europeia (a seguir «a Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados (e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001).

A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo tratamos os seus dados pessoais, como os recolhemos, processamos e protegemos e de que forma utilizamos as informações obtidas, e enumera os seus direitos relativamente aos mesmos. Indica igualmente os dados de contacto do responsável pelo tratamento de dados a quem se pode dirigir para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se a seguir as informações relativas ao tratamento do sítio Web do «Serviço das Publicações da União Europeia» (Portal do Serviço das Publicações) realizado pela Unidade C.1, «Portal do Serviço das Publicações» da União Europeia.

2. Por que motivo recolhemos, guardamos e tratamos os seus dados?

Finalidade da operação de tratamento: A unidade A.5, «Portal e serviços Web», recolhe e utiliza as suas informações pessoais para o registar como utilizador no sítio Web do Portal do Serviço das Publicações, e para lhe prestar serviços relacionados com a encomenda de publicações impressas no sítio Publicações da UE, bem como para a funcionalidade «assistente do Serviço das Publicações».

Registo do utilizador: a operação de tratamento consiste em manter atualizada uma lista com dados pessoais numa base de dados.Os dados são também utilizados de forma anónima para estudos e/ou para fins estatísticos com o objetivo de melhorar o serviço.

«Assistente do Serviço das Publicações»: esta funcionalidade (uma janela na página Web) permite aos utilizadores formularem perguntas tipo sobre os serviços do portal e as publicações disponíveis. Pode fazer perguntas por escrito ou oralmente. Para as perguntas orais, o «assistente do Serviço das Publicações» utiliza o robô de conversação «Publio». O robô de conversação regista a entrada áudio (as suas perguntas orais) e envia-a para um motor de reconhecimento de voz que a converte em texto. A entrada áudio é processada no servidor Microsoft Azure. O «assistente do Serviço das Publicações» apresenta então a entrada áudio, com as palavras interpretadas pelo motor de reconhecimento de voz, antes de apresentar uma resposta tipo por escrito e através de áudio automatizado. Este intercâmbio é instantâneo e efémero. Ao fechar a janela do «assistente do Serviço das Publicações», o intercâmbio é suprimido na íntegra. Nem o áudio, nem as perguntas colocadas nem as respostas apresentadas ficam armazenados.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, nomeadamente para definir perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Os seus dados pessoais são objeto de tratamento porque:

- o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos;

e

- enquanto titular dos dados, deu o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas.

- Se fizer uma encomenda através do Portal do Serviço das Publicações, o tratamento dos seus dados pessoais é necessário para completar a sua encomenda.

Base jurídica para o tratamento: mandato do Serviço das Publicações (Decisão 2009/496/CE, Euratom do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia).

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para efetuar este tratamento de dados, o Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.5, «Portal do Serviço das Publicações» recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

Dados obrigatórios para contas completas:

• Nome próprio
• Apelido
• Endereço eletrónico
• Palavra-passe (encriptada)

Dados obrigatórios para contas com início de sessão único (dados extraídos de serviços externos, como Facebook, Twitter ou EU Login):

• Identificador do utilizador
• Endereço eletrónico (exceto no caso do Twitter)
• Nome próprio
• Apelido

Dados facultativos:

• Número de telefone
• Área de interesse
• Papel preferido
• Tipo de endereço
• Nome próprio (pode ser diferente do indicado nos dados obrigatórios)
• Apelido (pode ser diferente do indicado nos dados obrigatórios)
• Rua
• Código postal
• Localidade
• País
• Endereço eletrónico (pode ser diferente do indicado nos dados obrigatórios)
• Número de telefone associado ao endereço
• Tipo de pessoa
• Organização
• Serviço
• Função

Não é necessário fornecer dados pessoais para se navegar no Portal do Serviço das Publicações. Em contrapartida, se pretender beneficiar de serviços como «Os meus endereços», «As minhas listas», «As minhas miniaplicações», «As minhas encomendas», «As minhas encomendas», «O meu perfil», «Os meus alertas», «As minhas anotações», «As minhas classificações», «As minhas pesquisas» ou as «As minhas fontes RSS»

ou quiser encomendar uma publicação para lhe ser entregue em casa, terá de nos facultar os seus dados pessoais.

Funcionalidade «assistente do Serviço das Publicações»

• Voz (se interagir oralmente com o assistente)

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

A Unidade C.1 «Portal do Serviço das Publicações» só conserva os seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir a finalidade que presidiu à sua recolha ou tratamento posterior, ou seja, para prestar os serviços solicitados. Em caso de criação de uma conta completa, pode apagar os seus dados pessoais se assim o entender (opção «Apagar conta»).

Em caso de inatividade da sua conta durante três anos, enviar-lhe-emos uma mensagem no final desse período. Se não responder no prazo de um mês, a sua conta será automaticamente apagada.

6. Como asseguramos a proteção e a salvaguarda dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos seguintes locais:
- na MS Azure Cloud (Europa) gerida pelo contratante primário SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Roménia, e pela ARHS Spikeseed S.A., Luxemburgo, que têm a seu cargo a aplicação Portal do Serviço das Publicações
- na MS Azure Cloud (Europa) gerida pelo contratante Tremend Software Consulting S.R.L., Roménia, responsável pela continuidade operacional do Portal do Serviço das Publicações
- nos servidores do contratante Paragon Supply Services, França, responsável pela execução das encomendas físicas.
- por subcontratantes que contribuem para o «assistente do Serviço das Publicações» (Publio): Pureinsights Technology Ltd, Reino Unido, e Wisevoice AI, Roménia

Todas as operações de tratamento são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

Os contratantes da Comissão estão sujeitos a uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade que decorrem do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 ou RGPD).

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda, alteração ou acesso não autorizado aos dados, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a limitação do acesso aos dados pessoais exclusivamente às pessoas autorizadas com uma necessidade legítima de conhecer os dados para efeitos desta operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». O pessoal em causa está sujeito a obrigações regulamentares e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

O acesso aos seus dados pessoais é igualmente facultado aos contratantes (SIMAVI e ARHS Spikeseed S.A.) responsáveis pela gestão da aplicação e à Tremend Software Consulting S.R.L., responsável pela continuidade das atividades.

Quando utilizar a funcionalidade de voz do «assistente do Serviço das Publicações» (Publio), os dados de voz serão tratados em sistemas fornecidos pelos subcontratantes Pureinsights Technology Ltd e Wisevoice AI.

Se fizer uma encomenda de uma publicação física na parte «Publicações da UE» do Portal do Serviço das Publicações, os seus dados pessoais serão tratados pelo contratante responsável pela execução das encomendas, atualmente a Paragon Supply Services, França. Este tratamento é objeto de uma declaração de confidencialidade específica que lhe será disponibilizada quando a encomenda for executada.

As informações que recolhemos não serão transmitidas a terceiros.

8. Quais os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem direitos específicos enquanto «titular de dados» ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar ou apagar os seus dados pessoais e o direito de restringir o tratamento dos seus dados pessoais. Se for caso disso, tem também o direito de se opor ao tratamento ou o direito de portabilidade dos dados.

Ao registar um perfil de utilizador no Portal do Serviço das Publicações, deu o seu consentimento para fornecer os seus dados pessoais à unidade C.1, «Portal do Serviço das Publicações». Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação ao responsável pelo tratamento. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento de dados efetuado anteriormente à retirada do consentimento.

Pode exercer os seus direitos contactando o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. As informações de contacto destas entidades estão disponíveis no ponto 9.

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento de dados específicas, deve descrever essas operações (isto é, referência de registo referida na secção 10) no seu pedido.

9. Dados de contacto

- Responsável pelo tratamento de dados

Se pretender exercer os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, tiver observações, questões ou dúvidas ou quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode dirigir-se ao Responsável pelo Tratamento de Dados, Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade C.1, «Portal do Serviço das Publicações».

- Encarregado da proteção de dados da Comissão

Pode contactar o encarregado da proteção de dados (data-protection-officer@ec.europa.eu) relativamente a questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725.

- Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Pode sempre recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (dps@edps.europa.eu) se considerar que, no quadro de uma operação de tratamento dos seus dados pessoais, o responsável pelo tratamento não respeitou os direitos que lhe assistem ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725.

10. Onde obter mais informações?

O encarregado da proteção de dados da Comissão publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e lhe tenham sido notificadas. Pode aceder a esse registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register

Esta operação de tratamento específica foi incluída no registo público do encarregado da proteção de dado com a seguinte referência de registo: DPR-EC-00449