PROTEÇÃO DOS SEUS DADOS PESSOAIS

Operação de tratamento:Sistema de distribuição do serviço das publicações (OPDS)

Responsável pelo tratamento de dados: Serviço das Publicações da União Europeia, unidade D.1, «Divulgação e Relações Institucionais»

Referência do registo: DPR-EC-00515.6

1. Introdução

A Comissão Europeia (a seguir designada «a Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados (e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001).

A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo tratamos os seus dados pessoais, como os recolhemos, processamos e protegemos e de que forma utilizamos as informações obtidas, e enumera os seus direitos relativamente aos mesmos. Indica igualmente os dados de contacto do responsável pelo tratamento de dados a quem se pode dirigir para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «Sistema de distribuição do serviço das publicações (OPDS)» realizada pela unidade D.4 «Impressão e Distribuição» do Serviço das Publicações da União Europeia.

2. Por que razão e de que forma procedemos ao tratamento dos seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento:: A unidade D.4 «Impressão e Distribuição» do Serviço das Publicações recolhe e utiliza os seus dados pessoais para permitir ao Serviço das Publicações gerir as suas existências, enviar as suas encomendas e fornecer-lhe os serviços de logística solicitados.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, nomeadamente para definir perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Os seus dados pessoais são objeto de tratamento porque:

- o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos;

e

- quando faz uma encomenda e preenche os seus dados pessoais, na qualidade de titular dos dados, está a dar o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de envio da sua encomenda.

Base jurídica para o tratamento: mandato do Serviço das Publicações (Decisão 2009/496/CE, Euratom do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia).

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para realizar a operação de tratamento dos dados em questão, a unidade D.4 «Impressão e Distribuição» do Serviço das Publicações recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

1. Dados dos utilizadores OPDS registados (com um identificador de utilizador e uma palavra-passe para aceder ao OPDS); Dados necessários para permitir o acesso e gerir o documento de identidade do utilizador:

• Nome de utilizador + palavra-passe (EU Login)
• Perfil de utilizador
• ID do utilizador (OPDS e SAP)
• Endereço eletrónico
• Entidade administrativa (apenas para o pessoal da UE)
• Nome da empresa (apenas para fornecedores de serviços de impressão
• Preferência linguística (pode ser alterada sempre que se ligue a OPDS

2. Dados dos utilizadores do portal do Serviço das Publicações — dados recolhidos ao encomendar publicações:

• Nome do destinatário
• Endereço de entrega
• Número(s) de catálogo da(s) publicação(ões) encomendada(s)
• Número de telefone do destinatário (obrigatório apenas para entregas urgentes e/ou com registo de estado do envio)
• Endereço eletrónico

O fornecimento de dados pessoais é obrigatório para lhe prestarmos os serviços solicitados.

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

A unidade D.4 «Impressão e Distribuição» do Serviço das Publicações só conserva os seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir o objetivo que presidiu à sua recolha ou para tratamento posterior, ou seja meses. Para os utilizadores registados do OPDS, os dados são conservados enquanto for necessário o acesso. Para os dados recolhidos no contexto da encomenda de publicações, 5 anos após o envio da encomenda. Quaisquer dados relacionados com encomendas em larga escala, 6 meses após o envio da encomenda.

6. De que forma protegemos e salvaguardamos os seus dados pessoais?

Todos os dados em formato eletrónico (mensagens eletrónicas, documentos, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da Comissão Europeia ou seus contratantes. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas nos termos da Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

Os contratantes da Comissão estão sujeitos a uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade que decorrem do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 ou RGPD).

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda, alteração ou acesso não autorizado aos dados, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a limitação do acesso aos dados pessoais exclusivamente às pessoas autorizadas com uma necessidade legítima de conhecer os dados para efeitos desta operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». O pessoal em causa está sujeito a obrigações regulamentares e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

Serviço relacionado com o envio de encomendas físicas (Contrato 10828, expiração: Maio de 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d’Activités de la Galance, 62221 Noelles-Sous-Lens, França

8. Quais os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem direitos específicos enquanto «titular de dados» ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar ou apagar os seus dados pessoais e o direito de restringir o tratamento dos seus dados pessoais. Se for caso disso, tem também o direito de se opor ao tratamento ou o direito de portabilidade dos dados.

Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a).

Pode exercer os seus direitos contactando o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. As informações de contacto destas entidades estão disponíveis no ponto 9.

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento de dados específicas, deve descrever essas operações (isto é, referência de registo referida na secção 10) no seu pedido.

9. Dados de contacto

• Responsável pelo tratamento de dados

Se pretender exercer os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, ou apresentar observações, fazer perguntas ou expor dúvidas ou, ainda, apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento de dados, mais concretamente, a unidade D.4 «Impressão e Distribuição» do Serviço das Publicações.

• Encarregado da proteção de dados da Comissão

Pode contactar o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) no que respeita às questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725.

• Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Tem o direito de recorrer (isto é, pode apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu), caso considere que os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725 foram violados em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento de dados.

10. Onde obter mais informações?

O encarregado da proteção de dados da Comissão publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e lhe tenham sido notificadas. Pode aceder a esse registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Esta operação de tratamento específica foi incluída no registo público do responsável pela proteção de dados da Comissão com a seguinte referência: DPR-EC-00515.