Izjava o varstvu osebnih podatkov: Unified Production Platform (UPP)

Varstvo osebnih podatkov
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov in njihovem varstvu.
Postopek obdelave podatkov: zahtevki za objavo splošnih publikacij
Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, Direktorat B, „Izdelava publikacij“
Referenčna oznaka: DPR-EC-00424

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave zahtevkov za objavo splošnih publikacij, ki ga izvaja Direktorat B „Izdelava publikacij“ Urada za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

Namen postopka obdelave osebnih podatkov: Direktorat B, „Izdelava publikacij“, Urada za publikacije vzdržuje portal „Author portal“ na platformi UPP (Unified Production Platform), ki službam institucij, organov in agencij EU omogoča, da pri Uradu za publikacije vložijo zahtevke za objavo splošnih publikacij ali uporabijo orodje za skupno načrtovanje, ki omogoča usklajevanje prihodnjih publikacij na njihovi ravni (znotraj posameznega generalnega direktorata) oziroma na ravni posamezne institucije EU. Kot uporabnik portala „Author portal“ na platformi UPP se lahko odločite za uporabo skupnega orodja za načrtovanje, tako da obkljukate okence za soglasje s tem delom obdelave.

Vaše osebne podatke zbiramo, ko ustvarite uporabniški profil na platformi UPP in ko uporabite portal „Author portal“ za vložitev zahtevka na portalu „Author portal“ na UPP in/ali vnesete načrtovano publikacijo v orodje za skupno načrtovanje. Te osebne podatke uporabljamo za odzivanje na zahtevke za objavo in njihovo upravljanje ter za izdajanje računov avtorskim službam. Tako se zagotovi, da je zahtevek v skladu s politiko glede objav zadevnega generalnega direktorata/institucije, ter uskladi načrtovanje publikacij med sodelujočimi generalnimi direktorati Komisije ter institucijami in organi EU.

Če ste v preteklosti uporabljali tudi DemPubWeb, tehnični predhodnik portala „Author portal“ na platformi UPP, za informativne namene hranimo vaše osebne podatke skupaj z ustreznimi zahtevki za objavo. Te informacije so vam v načinu samo za branje na voljo v DemPubWeb. Uporablja se obdobje hrambe iz spodnjega oddelka 5.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev ali za profiliranje.

3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

ter

– ko zaprosite za uporabniški profil za UPP in ponovno ob vnosu svojih osebnih podatkov v obrazec zahtevka na portalu „Author portal“, kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolite v obdelavo svojih osebnih podatkov za te namene.

Dodatna pravna podlaga:

Sklep 2009/496/ES, Euratom Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?

Za ta postopek obdelave Direktorat B „Izdelava publikacij“ pri Uradu za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

pristojna oseba za zahtevek, pristojna oseba za projekt in pristojna oseba za finančne zadeve, pobudnik načrta in koordinator načrta (lahko sta ista oseba):

• obvezno: ime, priimek, e-naslov, telefonska številka, institucija, organ ali agencija EU (samodejno pridobljeno iz EU Login in brez možnosti urejanja);
• neobvezno za pobudnika načrta in koordinatorja načrta: dodatni e-naslov in enota.

Zagotovitev osebnih podatkov je obvezna, da se ohrani uporabniški profil na portalu „Author portal“ na UPP in da Urad za publikacije lahko obdela zahtevke za objavo.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Direktorat B „Izdelava publikacij“ Urada za publikacije hrani podatke samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov, in sicer 10 let po zaključku projekta. To velja tudi za obstoječe podatke, ki so bili prvotno registrirani v DemPubWeb, tehničnem predhodniku portala „Author portal“ na UPP, ki je uporabnikom dostopen v načinu samo za branje za informativne namene.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke?

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska sporočila, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Komisija je za varstvo osebnih podatkov sprejela več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo vprašanj spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, pristojno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. Navedeno osebje zavezujejo zakonske obveznosti in morebitni dodatni sporazumi o zaupnosti.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico, da nasprotujete obdelavi, ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).

Privolili ste v predložitev osebnih podatkov Direktoratu B „Izdelava publikacij“ Urada za publikacije za namen te obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov oziroma v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v zvezi z enim ali več specifičnimi postopki obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov – Direktorat B „Izdelava publikacij“ pri Uradu za publikacije na naslovu info@publications.europa.eu.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov(edps@edps.europa.eu).

10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Do registra lahko dostopate na naslovu: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta specifični postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00424.