VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Postopek obdelave podatkov: spletišče „Urada za publikacije Evropske unije“ (Portal Urada za publikacije)

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota A.5, „Portal in spletne storitve“

Referenčna oznaka: DPR-EC-00449

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ta uredba razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj obdelujemo vaše osebne podatke, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako navedene informacije uporabljamo in katere pravice imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Informacije v zvezi z obdelavo spletišča „Urada za publikacije Evropske unije (Portal Urada za publikacije)“, ki jo izvaja enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije, so navedene spodaj.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen postopka obdelave podatkov: Enota A.5 „Portal in spletne storitve“ zbira in uporablja vaše osebne podatke za registracijo uporabnikov na spletišču Portala Urada za publikacije, vključno s storitvami, povezanimi z naročanjem tiskanih publikacij na strani Publikacije EU, in funkcijo „Asistent Urada za publikacije“.

Registracija uporabnika: ta postopek obdelave zajema vodenje seznama z osebnimi podatki v podatkovni zbirki. Podatki se v anonimizirani obliki uporabljajo tudi za študije in/ali statistične namene, da bi izboljšali storitev.

„Asistent Urada za publikacije“: ta funkcija (okno na spletni strani) uporabnikom omogoča, da postavljajo standardna vprašanja o storitvah portala in razpoložljivih publikacijah. Vprašanja lahko postavljate pisno ali glasovno. Za glasovni vnos „Asistent Urada za publikacije“ uporablja klepetalni bot „Publio“. Klepetalni bot zabeleži zvočni vnos (vaša glasovna vprašanja) in ga pošlje v orodje za prepoznavanje govora, ki govor pretvori v besedilo. Zvočni vnos se obdela na strežniku Microsoft Azure. „Asistent Urada za publikacije“ nato z besedami, ki jih zazna naprava za prepoznavanje govora, prikaže zvočni vnos, preden prikaže standardni odgovor v pisni obliki in prek avtomatiziranega zvočnega sporočila. Ta izmenjava je takojšnja in kratkotrajna. Po zaprtju okna „Asistent Urada za publikacije“ se celotna izmenjava izbriše. Niti zvočno sporočilo niti zastavljena vprašanja in odgovori se ne shranijo.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

in

– posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dovolil obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov.

– Če oddate naročilo prek Portala Urada za publikacije, je obdelava vaših osebnih podatkov potrebna za izpolnitev naročila.

Pravna podlaga za obdelavo: Pooblastilo Urada za publikacije, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za ta postopek obdelave enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije Evropske unije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

Registracija uporabnika

obvezni podatki za popolni uporabniški račun:

• ime
• priimek
• elektronski naslov
• geslo (šifrirano)

obvezni podatki za račun z enkratno prijavo (podatki pridobljeni z zunanje storitve EU Login):

• uporabniško ime
• e-naslov
• ime
• priimek

neobvezni podatki:

• telefonska številka
• področje zanimanja
• izbrana vloga
• vrsta naslova
• ime (se lahko razlikuje od obveznih podatkov)
• priimek (se lahko razlikuje od obveznih podatkov)
• ulica in številka
• poštna številka
• kraj
• država
• e-naslov (se lahko razlikuje od obveznega e-naslova)
• telefonska številka na naslovu
• vrsta uporabnika
• organizacija
• oddelek
• funkcija

Navedba osebnih podatkov za brskanje na Portalu Urada za publikacije ni obvezna. Vendar je navedba osebnih podatkov obvezna, če želite uporabljati celoten nabor storitev, ki jih ponuja račun, denimo „Moji naslovi“, „Moji seznami“, „Moje miniaplikacije“, „Moja naročila“, „Moj profil“, „Moja obvestila“, „Moje ocene“, „Moja iskanja“ in „Moji viri RSS“.

Navedba osebnih podatkov je obvezna tudi pri naročilu publikacije za pošiljanje na domači naslov.

Funkcija „Asistent Urada za publikacije“

• glas (če se z asistentom govorno sporazumevate)

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Enota A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije hrani osebne podatke samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za zbiranje ali nadaljnjo obdelavo podatkov, in sicer za zagotovitev zahtevanih storitev. Če odprete popolni račun, lahko svoje osebne podatke po želji izbrišete (z možnostjo Izbris računa in profila).

Po treh letih nedejavnosti boste prejeli elektronsko sporočilo. Če po enem mesecu ne odgovorite, bo vaš račun samodejno izbrisan.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo:
– v oblaku Microsoft Azure (Evropa), upravljata ga primarna izvajalca SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Romunija, in ARHS Spikeseed S.A., Luksemburg, ki sta pristojna za aplikacijo Portala Urada za publikacije (OP PORTAL),
– v oblaku Microsoft Azure (Evropa), upravlja ga izvajalec Tremend Software Consulting S.R.L., Romunija, ki je pristojen za neprekinjeno poslovanje Portala Urada za publikacije,
– na strežnikih izvajalca Paragon Supply Services, Francija, ki je pristojen za izvedbo naročila tiskanih različic publikacij.
– Podizvajalci, ki prispevajo k „Asistentu Urada za publikacije“ (Publio): Pureinsights Technology Ltd, Združeno kraljestvo, in Wisevoice AI, Romunija

Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti ter za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.

Dostop do vaših osebnih podatkov imata tudi izvajalca (SIMAVI in ARHS Spikeseed S.A.), ki sta pristojna za upravljanje aplikacije, in Tremend Software Consulting S.R.L., ki je pristojen za neprekinjeno poslovanje.

Kadar uporabljate govorno funkcijo „Asistenta Urada za publikacije“ (Publio), se bodo glasovni podatki obdelovali v sistemih, ki jih bosta zagotovila podizvajalca Pureinsights Technology Ltd in Wisevoice AI.

Če boste naročili tiskano publikacijo na strani Publikacije EU Portala Urada za publikacije, bo vaše osebne podatke obdelal izvajalec, pristojen za izvedbo naročil, to je trenutno Paragon Supply Services, Francija. Za to obdelavo velja posebna izjava o varstvu osebnih podatkov, ki vam bo na voljo, ko bo vaše naročilo izvedeno.

Zbrane informacije se ne bodo posredovale tretjim osebam.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico nasprotovati obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Z registracijo uporabniškega profila na Portalu Urada za publikacije ste privolili, da boste svoje osebne podatke zagotovili enoti A.5, „Portal in spletne storitve“. Privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave podatkov, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

– Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto A.5 „Portal in spletne storitve“ pri Uradu za publikacije na naslovu info@publications.europa.eu.

– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Z vprašanji v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje lahko najdete podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji objavi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Register je na voljo na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00449.