VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Postopek obdelave podatkov: distribucijski sistem Urada za publikacije

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota D.1, „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“

Referenčna oznaka: DPR-EC-00515.6

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ta uredba razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Spodaj so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave distribucijskega sistema Urada za publikacije (OPDS), ki ga izvaja enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

Namen postopka obdelave osebnih podatkov: Enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije zbira in uporablja vaše osebne podatke, da uradu olajša upravljanje zalog, izpolnitev naročil in izvedbo naročenih logističnih storitev.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije,

ko oddate naročilo in vnesete svoje osebne podatke, in sicer kadar kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolite v obdelavo svojih osebnih podatkov za izvedbo naročila.

Pravna podlaga za obdelavo: Pooblastilo Urada za publikacije, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?

Za postopek obdelave enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije Evropske unije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

1. Podatki o registriranih uporabnikih OPDS (s pridobljenim ID uporabnika in geslom za dostop do OPDS); podatki, potrebni za pridobitev dostopa in upravljanje ID uporabnika:

• uporabniško ime + geslo (EU Login)
• uporabniški profil
• ID uporabnika (OPDS in SAP)
• elektronski naslov
• upravni organ (samo za osebje EU)
• ime podjetja (samo za dobavitelje tiskovine)
• izbira jezika (ob vzpostavitvi povezave s sistemom OPDS je jezik mogoče spremeniti)

2. Podatki o uporabnikih portala OP – podatki, zbrani ob naročilu publikacije:

• ime prejemnika
• naslov za dostavo
• kataloška številka naročenih publikacij
• telefonska številka prejemnika (obvezna samo za nujne pošiljke in/ali za sledenje pošiljkam)
• elektronski naslov

Predložitev osebnih podatkov je obvezna za zagotavljanje zahtevanih storitev.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije hrani osebne podatke samo toliko časa, kolikor je potrebno za zbiranje ali nadaljnjo obdelavo podatkov. Za registrirane uporabnike OPDS se podatki hranijo tako dolgo, dokler je to potrebno za zagotavljanje dostopa. Za podatke, zbrane v okviru naročanja publikacij, pet let od izvedbe naročila. Za podatke za naročila v večjih količinah 6 mesecev od izvedbe naročila.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke?

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih izvajalcev. Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo vprašanj spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. Osebje navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Podjetje, ki je pooblaščeno za izvajanje fizičnih naročil (pogodba 10828, iztek pogodbe: maj 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francija.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico, da nasprotujete obdelavi, ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).

Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov oziroma v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 v nadaljevanju.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10 v nadaljevanju).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije na naslovu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji objavi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-00515.

]]