Skydd av personuppgifter: Gemensam produktionsplattform (UPP)

Skydd av personuppgifter
Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.
Behandling: Förlagstjänster för allmänna publikationer
Personuppgiftsansvarig: EU:s publikationsbyrå, direktorat B, Publikationer
Referens: DPR-EC-00424

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller förlagstjänster för allmänna publikationer och som sköts av EU:s publikationsbyrå, direktorat B: ”Publikationer”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns direktorat B ”Publikationer” sköter en utgivarportal (author portal) på den gemensamma produktionsplattformen UPP så att EU:s institutioner, organ och byråer kan beställa förlagstjänster för allmänna publikationer av Publikationsbyrån eller använda verktyget för gemensam planering och samordna framtida publikationer inom en avdelning eller institution. Som användare av UPP-portalen kan du använda verktyget för gemensam planering genom att kryssa i en ruta för att ge ditt samtycke till denna del av behandlingen.

Vi samlar in dina personuppgifter när du skapar en användarprofil i UPP och när du använder portalen för att skicka en förfrågan och/eller lägga in en planerad publikation i planeringsverktyget. Vi behöver personuppgifterna för att svara på och hantera förfrågningar om publicering och fakturera våra tjänster, se till att förfrågningarna följer beställarens publikationspolicy och samordna planeringen av publikationer mellan kommissionens generaldirektorat, EU-institutionerna och EU-organen.

Om du tidigare också har använt DemPubWeb, den tekniska föregångaren till UPP:s utgivarportal, sparar vi dina personuppgifter tillsammans med de relevanta förfrågningarna om förlagstjänster. Uppgifterna är tillgängliga som referens i DemPubWeb, i skrivskyddat läge, och sparas i tio år efter avslutat projekt (se punkt 5 nedan).

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

– När du skapar en användarprofil för UPP och när du lägger in dina personuppgifter i utgivarportalens formulär för förfrågningar samtycker du till att dina personuppgifter behandlas för dessa ändamål.

Relevant rättsakt:

Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande typer av personuppgifter:

Ansvarig för förfrågan, projektansvarig och kontaktperson för ekonomiska frågor, planeringsansvarig och planeringssamordnare (kan vara samma person):

• Obligatoriska uppgifter: för- och efternamn, mejladress, telefonnummer, institution, organ eller byrå (hämtas automatiskt från EU Login och går inte att ändra).
• Frivilliga uppgifter för planeringsansvarig och planeringssamordnare: ytterligare mejladress och enhet.

Du måste lämna personuppgifterna för att kunna ha en användarprofil och för att Publikationsbyrån ska kunna handlägga dina förfrågningar.

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med att samla in och behandla uppgifterna, det vill säga tio år efter att projektet avslutats. Detta gäller även äldre uppgifter som ursprungligen lagts in i DemPubWeb, föregångaren till UPP-portalen, som användarna har skrivskyddad åtkomst till.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till EU:s publikationsbyrå (direktorat B: Publikationer) för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter samlas in och behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet vid direktorat B, ”Publikationer”, på info@publications.europa.eu.

Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00424.