SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Behandling: Publikationsbyråns distributionssystem (OPDS)

Personuppgiftsansvarig enhet: EU:s publikationsbyrå, enhet D.1, ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet”

Referens: DPR-EC-00515.6

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in, varför och hur. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller Publikationsbyråns distributionssystem (OPDS) och som sköts av EU:s publikationsbyrå, enhet D.4 ”Tryckning och distribution”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns enhet D.4 ”Tryckning och distribution” samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna administrera sina lager, utföra dina beställningar och ge dig efterfrågade logistiktjänster.

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter av följande skäl:

– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

– När du gör en beställning och fyller i dina personuppgifter ger du ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas i syfte att utföra din beställning.

Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande typer av personuppgifter:

1. Uppgifter om registrerade OPDS-användare (som har användar-id och lösenord för OPDS) och uppgifter som behövs för att hantera åtkomst och behörighet:

• Användarnamn + lösenord (EU Login)
• Användarprofil
• Användar-id (OPDS och SAP)
• Mejladress
• Administrativ enhet (bara EU-personal)
• Företagets namn (bara tryckerier)
• Språkval (kan ändras när som helst i OPDS)

2. Uppgifter om dem som använder Publikationsbyråns portal som samlas in vid beställning av publikationer:

• Mottagarens namn
• Leveransadress
• Katalognummer på de beställda publikationerna
• Mottagarens telefonnummer (bara obligatoriskt vid brådskande och/eller spårade leveranser)
• Mejladress

Du måste lämna personuppgifter för att vi ska kunna erbjuda dig våra tjänster.

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga för att kunna erbjuda dig våra tjänster. För registrerade OPDS-användare sparas uppgifterna så länge det krävs åtkomst. För uppgifter som samlats in i samband med en beställning av publikationer sparas uppgifterna i fem år efter att beställningen utförts. När det gäller en större beställning sparas uppgifterna i sex år efter att beställningen utförts.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektronisk form (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens eller underleverantörernas servrar. Behandlingen uppfyller kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Tjänst för leverans av tryckt material (kontrakt 10828 som löper ut i maj 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Frankrike.

8. Vilka rättigheter har jag och hur utövar jag dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du som registrerad rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller till Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10).

9. Vem kan jag kontakta?

• Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet D.4 ”Tryckning och distribution”.

• Kommissionens dataskyddsombud

Mejla kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725.

• Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter, kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00515.