Skydd av personuppgifter

Behandling: Webbplatsen för EU:s publikationsbyrå (Publikationsbyråns portal)

Personuppgiftsansvarig enhet: EU:s publikationsbyrå, enhet A.5 ”Portal och tjänstegränssnitt”

Referens: DPR-EC-00449

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling som gäller webbplatsen för EU:s publikationsbyrå, som sköts av EU:s publikationsbyrå, enhet A.5 ”Publikationsbyråns portal”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns enhet A.5 ”Portal och tjänstegränssnitt” samlar in och använder dina personuppgifter så att du kan registrera dig som användare på Publikationsbyråns portal, beställa tryckta publikationer på sidan för EU-publikationer och använda dig av ”Publikationsbyråns assistent”.

Användarregistrering: Uppgiftsbehandlingen består i att vi sparar dina personuppgifter i en databas.Uppgifterna används också anonymt för studier och/eller statistik för att förbättra tjänsten.

Publikationsbyråns assistent: Med den här funktionen (ett fönster på webbsidan) kan du ställa standardfrågor om portalens tjänster och publikationer, skriftligen eller muntligen. För muntliga frågor används chatbotten Publio. Chatbotten spelar in ljudet (dina frågor) och skickar det till ett taligenkänningsverktyg som omvandlar talet till text. Ljudet behandlas på Microsoft Azure-servern. Publikationsbyråns assistent visar din intalade fråga som text och lämnar sedan ett standardiserat skriftligt och maskinuppläst svar. Detta sker omedelbart och inget sparas. När du stänger assistentfönstret raderas hela konversationen. Varken ljud, frågor eller svar sparas.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

– Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

– Om du beställer något via Publikationsbyråns portal måste vi behandla dina uppgifter för att kunna utföra beställningen.

Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande typer av personuppgifter:

Obligatoriska uppgifter för att skapa ett fullständigt konto:

• Förnamn
• Efternamn
• Mejladress
• Lösenord (krypterat)

Obligatoriska uppgifter för konto med ”enkel inloggning” (uppgifterna hämtas från externa tjänster som Facebook, Twitter och EU Login):

• Användarnamn
• Mejladress (inte för Twitter)
• Förnamn
• Efternamn

Frivilliga uppgifter:

• Telefonnummer
• Intresseområden
• Varför du registrerar dig
• Adresstyp
• Förnamn (kan skilja sig från det namn som anges under de obligatoriska uppgifterna)
• Efternamn (kan skilja sig från det namn som anges under de obligatoriska uppgifterna)
• Gatuadress
• Postnummer
• Ort
• Land
• Mejladress (kan skilja sig från den mejladress som anges under de obligatoriska uppgifterna)
• Typ av person
• Organisation
• Avdelning
• Befattning

Du behöver inte uppge personuppgifter för att söka på Publikationsbyråns portal. Däremot måste du lämna dina personuppgifter om du vill använda de tjänster som kräver ett fullständigt konto, t.ex. ”Mina adresser”, ”Mina listor”, ”Mina widgetar”, ”Mina beställningar”, ”Min profil”, ”Mina aviseringar”, ”Mina anteckningar”, ”Mina omdömen”, ”Mina sökningar” och ”Mina RSS”.

Du måste också uppge personuppgifter om du beställer en publikation som ska skickas till din hemadress.

Funktionen ”Publikationsbyråns assistent”:

• Din röst (om du talar med assistenten)

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga för att kunna erbjuda dig våra tjänster. Om du skapar ett fullständigt konto kan du själv radera dina personuppgifter när du vill (välj alternativet ”Ta bort konto”).

Om du inte använder ditt konto på tre år får du ett meddelande och om du då inte svarar inom en månad tas kontot bort automatiskt.

6. Hur skyddar ni mina uppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas
– i MS Azure Cloud (Europe) som sköts av Software Imagination & Vision S.R.L. (Simavi) i Rumänien och ARHS Spikeseed S.A. i Luxemburg som ansvarar för Publikationsbyråns portal
– i MS Azure Cloud (Europe) som sköts av Tremend Software Consulting S.R.L. i Rumänien med ansvar för portalens driftskontinuitet
– på servrarna hos underleverantören Paragon Supply Services i Frankrike som ansvarar för leveransen av tryckta beställningar
– hos underleverantörer som bidrar till Publikationsbyråns assistent (Publio): Pureinsights Technology Ltd i Storbritannien och Wisevoice AI i Rumänien.

Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Även vissa underleverantörer har tillgång till dina personuppgifter. Det gäller Simavi och ARHS Spikeseed S.A. som sköter Publikationsbyråns portal och Tremend Software Consulting S.R.L. som ansvarar för driftskontinuiteten.

När du använder Publikationsbyråns assistent (Publio) behandlas röstuppgifterna i system som tillhandahålls av underleverantörerna Pureinsights Technology Ltd och Wisevoice AI.

Om du beställer en tryckt publikation från sektionen ”EU-publikationer” på Publikationsbyråns portal behandlas dina personuppgifter av den underleverantör som ansvarar för leveransen, för närvarande Paragon Supply Services i Frankrike. Den behandlingen omfattas av en särskild personuppgiftspolicy som du får information om när du gör din beställning.

Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Genom att registrera en användarprofil på Publikationsbyråns portal har du samtyckt till att lämna dina personuppgifter till EU:s publikationsbyrå, enhet A.5. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

– Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet A.5 ”Publikationsbyråns portal”.

– Kommissionens dataskyddsombud

Mejla kommissionens dataskyddsombud om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725.

– Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen.

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Gå till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00449