SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Verarbeitungsvorgang: EU Whoiswho – Amtliches Verzeichnis der Europäischen Union
Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat A.5, OP-Portal“
Aktenzeichen: DPR-EC-00447
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Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
- Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
- Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und wem werden sie offengelegt?
- Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
- Kontaktangaben
- Wo finden Sie weiterführende Informationen?
1. Einleitung
Die Europäische Kommission (im Folgenden „die Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Informationen zu dem vom Referat A.5 – „OP-Portal“ des Amts für Veröffentlichungen der EU durchgeführten Verarbeitungsvorgang „EU Whoiswho – Amtliches Verzeichnis der Europäischen Union“.
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Zweck der Datenverarbeitung: Das Referat A.5 – „OP Portal“ des Amts für Veröffentlichungen erfasst und nutzt Ihre personenbezogenen Daten zur Veröffentlichung auf EU Whoiswho, https://op.europa.eu/web/who-is-who.
Die Verarbeitung besteht darin, das offizielle Verzeichnis der Bediensteten der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU sowie der Mitglieder des Parlaments und anderer Gruppen öffentlich zugänglich zu machen.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:
– Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,
und/oder
– die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt, und
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.
4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Zur Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs erfasst das Referat A.5 – „OP-Portal“ des Amts für Veröffentlichungen die nachfolgend genannten Kategorien personenbezogener Daten.
Interne Kommissionsbedienstete: Name und Vorname (abgekürzt bei Bediensteten ohne Führungsaufgaben), Telefonnummer. Interne Bedienstete des Generalsekretariats des Parlaments (nur Führungskräfte): Name und Vorname, Telefonnummer und Anschrift. Welche Daten von sonstigen EU-Bediensteten erfasst werden, liegt im Ermessen des jeweiligen EU-Organs.
Für diese betroffenen Personen sind die allgemeine Arbeitsadresse (Gebäude), die allgemeine E-Mail-Adresse und die zentrale Telefonnummer der Organisation aufgeführt.
Mitglieder des Europäischen Parlaments und der Fraktionssekretariate, Mitglieder des Ausschusses der Ständigen Vertreter des Rates, Mitglieder des Stabilitäts- und Assoziationsrates, Leiter der EU-Delegationen und -Büros: die Daten können zusätzlich den vollständigen Vornamen, die vollständige E-Mail-Adresse und die Büroadresse, die Telefonnummer und ein Porträtfoto umfassen.
Ein vollständiger Überblick über die Datenkategorien findet sich im Anhang „EU Whoiswho – Datenfelder“.
Wir haben Ihre personenbezogenen Daten von der für Sie zuständigen Personalverwaltungsdienststelle über eine automatisierte oder halbautomatisierte Datenübertragung erhalten.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Das Referat A.5 – „OP Portal“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung, d. h. für die Führung eines aktuellen Verzeichnisses der EU-Bediensteten auf EU Whoiswho, erforderlich ist. Wenn Sie innerhalb der EU-Dienststellen auf eine andere Position wechseln, wird sich dies kurz darauf in EU Whoiswho niederschlagen. Wenn Sie die EU-Institutionen verlassen, werden Ihre personenbezogenen Daten kurz darauf aus EU Whoiswho entfernt.
Neben der Website „EU Whoiswho“ erstellt das Amt für Veröffentlichungen auch
- eine jährliche vollständige Fassung des Personalverzeichnisses (im PDF-Format), die im Archivbereich der Website (https://op.europa.eu/en/web/who-is-who/archive) aufbewahrt und archiviert wird, sowie
- zweimonatliche Auszüge für jede EU-Institution (PDF). Diese werden regelmäßig aktualisiert, so dass jede neue Version die vorangegangene Version (die nicht archiviert wird) überschreibt und ersetzt.
- Daneben werden die Daten von EU Whoiswho auf dem offenen Datenportal der EU (https://data.europa.eu/) bereitgestellt.
Personenbezogene Daten werden stets in einer nicht öffentlichen Datenbank archiviert, aus der sie im Falle von Personen ohne politische Funktion (z. B. EU-Bedienstete, die keine Führungsposition innehaben) nach 5 Jahren gelöscht werden.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Deren Betriebsabläufe entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) Nr. 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Vorkehrungen gehören geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die diese Kenntnis für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs benötigen.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und wem werden sie offengelegt?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigtes Personal. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie erforderlichenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden. Die erfassten Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben.
Das Verzeichnis ist unter folgender Adresse öffentlich zugänglich: https:/op.europa.eu/web/who-is-who.
8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktangaben finden Sie nachstehend unter Nummer 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies bitte in Ihrem Antrag unter Verweis auf das Aktenzeichen des betreffenden Vorgangs (siehe Punkt 10) an.
9. Kontaktangaben
- Datenverantwortlicher
Wenden Sie sich im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 mit Bemerkungen, Fragen oder Problemen sowie mit Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten an den Datenverantwortlichen des Referats B.1 – „Amtsblatt und Rechtsprechung“ des Amts für Veröffentlichungen (info@publications.europa.eu).
- Datenschutzbeauftragter der Europäischen Kommission
Für Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde erheben.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wurde unter folgendem Aktenzeichen in das öffentliche Register des Datenschutzbeauftragten aufgenommen: DPR-EC-00447.