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Privacy statement: UPP - Über das Amt für Veröffentlichungen
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Datenschutzerklärung: Unified Production Platform (UPP)

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Verarbeitungsvorgang: Veröffentlichungsanfragen für allgemeine Veröffentlichungen
Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Direktion B, „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“
Aktenzeichen: DPR-EC-00424

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erheben, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Vorgang der Bearbeitung von Veröffentlichungsanfragen für allgemeine Veröffentlichungen durch die Direktion B „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck des Datenverarbeitungsvorgangs: Die Direktion B „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen betreibt das Autorenportal der „Unified Production Platform“ (UPP), mit der die Dienste der Organe, Einrichtungen und Agenturen der EU Dienstleistungen für allgemeine Veröffentlichungen beim Amt für Veröffentlichungen in Auftrag geben können. Sie können auch mit dem kollaborativen Planungsinstrument künftige Veröffentlichungen auf Ihrer Ebene (innerhalb einer Generaldirektion) bzw. auf der Ebene eines EU-Organs koordinieren.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname), wenn Sie in der UPP ein Nutzerprofil anlegen und einen Auftrag an das Autorenportal der UPP senden und/oder eine geplante Veröffentlichung in das kollaborative Planungsinstrument eingeben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für einen oder mehrere der folgenden Zwecke:

  • die Bearbeitung und Verwaltung von Veröffentlichungsaufträgen sowie im Falle von in Rechnung gestellter Dienstleistungen die Verrechnung mit dem Auftraggeber;
  • die Koordinierung der Planung der Veröffentlichungen der teilnehmenden GD der Kommission sowie Organe und Einrichtungen der EU;
  • die Kontaktaufnahme mit Ihnen im Rahmen von Umfragen zum Autorenportal oder anderen vom Amt für Veröffentlichungen angebotenen Dienstleistungen;
  • die Kontaktaufnahme mit Ihnen im Rahmen unseres Angebots an Schulungen, Austausch bewährter Verfahren, Newsletter, Veranstaltungen zu Themen rund um Veröffentlichungen;
  • Weitergabe von Informationen im Zusammenhang mit Veröffentlichungen an Sie und Einholung Ihres Feedbacks zu unseren Dienstleistungen;
  • Verwaltung Ihrer Zugangsrechte zum System und Erstellung aggregierter Nutzerstatistiken;
  • Erhaltung einer detaillierten Übersicht über Zugangsanfragen über das Tool MS PowerBI.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

- Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde;

und

- wenn Sie ein Nutzerprofil für die UPP beantragen und Ihre personenbezogenen Daten in das Antragsformular des Autorenportals eingeben, geben Sie als betroffene Person Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken.

Zusätzliche Rechtsgrundlage:

Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt die Direktion B „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Auftragsverantwortlicher, Projektverantwortlicher und für finanzielle Belange zuständiger Ansprechpartner, Planinitiator und Plankoordinator (möglicherweise identisch):

  • obligatorisch: Vorname, Familienname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organ, Agentur oder Einrichtung der EU (automatisch über EU-Login abrufbar und nicht editierbar);
  • fakultativ für Planinitiator und Plankoordinator: weitere E-Mail-Adresse und Referat.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für ein dauerhaftes Nutzerprofil im UPP-Autorenportal sowie für die Bearbeitung von Veröffentlichungsaufträgen durch das Amt für Veröffentlichungen obligatorisch.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Direktion B „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung – das heißt für 10 Jahre ab dem Projektende – erforderlich ist.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Vorkehrungen gehören geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die diese Kenntnis für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs benötigen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und wem gegenüber werden sie offengelegt?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Mitarbeiter der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 genießen Sie besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls steht Ihnen auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten oder das Recht auf Datenportabilität zu.

Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.

Sie haben der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an die Direktion B „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs zugestimmt. Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Datenverantwortlichen mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Verantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktinformationen finden Sie nachstehend unter Nummer 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge wahrnehmen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

9. Kontaktinformationen

Datenverantwortlicher

Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen, Direktion B „Dienstleistungen für Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen (info@publications.europa.eu).

Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

Europäischer Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte nach der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm notifiziert wurden. Sie können das Register unter diesem Link einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00424.