SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Bearbeitungsvorgang: Vertriebssystem des Amts für Veröffentlichungen (OP Distribution System (OPDS)

Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.1, „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“

Aktenzeichen: DPR-EC-00515.6

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir diese Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Bearbeitungsvorgang „Vertriebssystem des Amts für Veröffentlichungen (Publications Office Distribution System (OPDS))“, der vom Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union durchgeführt wird.

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Das Referat D.4. „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen erfasst und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, damit das Amt für Veröffentlichungen seine Bestände verwalten, Ihre Bestellungen erledigen und die von Ihnen angeforderten Logistik-Dienste erbringen kann.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil

- die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,

und

- weil Sie als betroffene Person bei einer Bestellung Angaben zu Ihrer Person eingeben und damit in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erledigung Ihrer Bestellung einwilligen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

1. Daten registrierter Nutzer des ODPS (diese verfügen über eine Nutzerkennung und ein Passwort für den Zugang zum OPDS); für Zugang und Verwaltung des Nutzerkontos benötigte Daten:

• Benutzername + Passwort (EU Login)
• Nutzerprofil
• Nutzerkennung (ODPS und SAP)
• E-Mail-Adresse
• Verwaltungseinheit (nur für EU-Bedienstete)
• Name des Unternehmens (nur für Lieferanten von Drucksachen)
• Sprachpräferenz (kann bei jedem Einloggen in das ODPS geändert werden)

2. Angaben zu den Nutzern des OP-Portals und bei der Bestellung von Veröffentlichungen erhobene Daten:

• Name des Empfängers
• Lieferadresse
• Katalognummer(n) der bestellten Veröffentlichung(en)
• Telefonnummer des Empfängers (nur bei dringenden Sendungen und/oder bei Sendungsverfolgung verpflichtend)
• E-Mail-Adresse

Nur bei Angabe personenbezogener Daten kann die gewünschte Dienstleistung erbracht werden.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Erfassung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist. Für registrierte ODPS-Nutzer gilt, dass die Daten so lange aufbewahrt werden wie sie vorschriftsgemäß zugänglich sein müssen. Bei im Zuge der Bestellung von Veröffentlichungen erhobenen Daten sind dies fünf Jahre nach Erledigung der Bestellung, bei Daten im Zusammenhang mit Großbestellungen 6 Monate nach Erledigung der Bestellung.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer gespeichert. Deren Betriebsabläufe entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Mitarbeiter der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Dienstleistung im Zusammenhang mit der Erledigung von Bestellungen (Vertrag 10828, läuft im Mai 2030 ab): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-sous-Lens, Frankreich

8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die nach Artikel 5 Artikel 1 Buchstabe a rechtmäßig ist.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den Datenverantwortlichen bzw. im Konfliktfall an den Datenschutzbeauftragten wenden. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktinformationen finden Sie nachstehend unter Nummer 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machten möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.

9. Kontaktdaten

• Datenverantwortlicher

Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen des Referats D.4 „Druck und Vertrieb“.

• Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

• Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00515.

BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Databehandling vedrørende: OP Distribution System (OPDS)

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor D.4, "Trykning og distribution"

Reference: DPR-EC-00515

1. Indledning

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Desuden angives kontaktoplysningerne til den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende overfor, samt til databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder kan du finde information om databehandling i forbindelse med det integrerede system for logistikstyring (ILMS), som foretages af Den Europæiske Unions Publikationskontors kontor D4, "Trykning og distribution".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med databehandlingen: Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution" indsamler og bruger dine personoplysninger, så Publikationskontoret kan administrere sine lagre, gennemføre dine bestillinger og yde de ønskede logistiske tjenester.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

– fordi behandlingen er nødvendig med henblik på en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende EU-institution eller -organ har fået pålagt

og

– fordi du, når du afgiver en bestilling og udfylder dine personoplysninger, som registreret giver dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger med henblik på at opfylde din bestilling.

Det juridiske grundlag for databehandlingen: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?

For at foretage denne databehandling indsamler Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", følgende personoplysninger:

1. Oplysninger om registrerede ODPS-brugere (som har fået et bruger-ID og password, så de har adgang til ODPS) oplysninger, der skal bruges til at bevilge adgang til og forvalte bruger-ID'et:

• Brugernavn + password (EU Login)
• Brugerprofil
• Bruger-ID (ODPS og SAP)
• E-mailadresse
• Administrativ afdeling (kun EU-personale)
• Navn på virksomheden (kun for leverandører af tryk)
• Foretrukket sprog (kan ændres når som helst i ODPS)

2. Oplysninger om brugere af OP-portalen (data indsamlet ved bestilling af publikationer):

• Modtagerens navn
• Leveringsadresse
• Katalognumre på de bestilte publikationer
• Modtagerens telefonnummer (kun obligatorisk ved hasteleverancer og sporede leverancer)
• E-mailadresse

Du skal opgive disse personoplysninger, så vi kan yde dig de ønskede tjenester.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen. For registrerede ODPS-brugere opbevares data, så længe der kræves adgang. For data indsamlet i forbindelse med bestilling af publikationer: 5 år fra bestillingen af ordren. Alle data, der vedrører masseordrer: 6 måneder efter opfyldelsen af ordren.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Kommissionens eller dennes kontrahenters servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang for at kunne deltage i behandlingen af oplysningerne.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun medarbejdere i Kommissionen med ansvar for databehandling og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan, hvis det er nødvendigt, være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

Tjenesteydelser i forbindelse med udførelse af fysiske ordrer (kontrakt 10828, udløb: Maj 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Frankrig

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet eller slettet samt at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger og ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres lovligt i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a).

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller i tilfælde af en tvist databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du finder kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med en eller flere specifikke behandlingsaktiviteter, bedes du angive beskrivelsen heraf (dvs. deres fortegnelsesnummer eller ‑numre som anført i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige for Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution".

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte Europa-Kommissionens databeskyttelsesrådgiver (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse, dvs. indbringe en klage, over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor finder du mere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan se dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-00515.