Datenschutzerklärung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Bearbeitungsvorgang: Website des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union (OP Portal)

Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat A.5 „Portal und Webdienste“

Aktenzeichen: DPR-EC-00449

1. Einleitung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission geschieht im Einklang mit der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Außerdem enthält die Erklärung die Kontaktdaten des zuständigen Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, an den Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten der Kommission und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen über die durch das Referat C.1 des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union vorgenommene Datenverarbeitung auf der Website „OP-Portal“.

2. Warum erheben, speichern und verarbeiten wir Ihre Daten?

Zweck der Verarbeitung: Das „Portal und Webdienste“ (Referat A.5) des Amts für Veröffentlichungen erfasst und verwendet Ihre personenbezogenen Daten für die Registrierung auf der Website des OP-Portals, einschließlich der Dienste im Zusammenhang mit der Bestellung von Druckveröffentlichungen auf der Seite der EU-Veröffentlichungen sowie der Funktion „Assistent des Amts für Veröffentlichungen“.

Anmeldung als Nutzer: Diese Daten werden erfasst, um eine Liste mit persönlichen Daten in einer Datenbank zu führen.Außerdem werden die Daten in anonymisierter Form für Studien und/oder statistische Zwecke verwendet, um die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern.

Der „Assistent des Amts für Veröffentlichungen“: Diese Funktion (ein Fenster innerhalb der Webseite) ermöglicht es den Nutzern, Standardfragen zu den Diensten des Portals und den verfügbaren Veröffentlichungen zu stellen. Sie können Fragen schriftlich oder durch Sprechen stellen. Für den gesprochenen Beitrag verwendet der „Assistent des Amts für Veröffentlichungen“ den Chatbot „Publio“. Der Chatbot registriert den Audioeingang (Ihre mündlichen Fragen) und sendet ihn an eine Spracherkennungssoftware, die den Sprachbeitrag in Text umwandelt. Der Audioeingang wird auf dem Microsoft-Azure-Server verarbeitet. Anschließend zeigt der „Assistent des Amts für Veröffentlichungen“ den Audioeingang in von der Spracherkennungssoftware umgewandelten Worten an, bevor er eine Standardantwort sowohl schriftlich als auch über eine automatisierte Audionachricht angezeigt. Dieser Austausch erfolgt direkt und ist kurzlebig. Mit der Schließung des „Assistenten des Amts für Veröffentlichungen“ im Fenster wird der gesamte Austausch gelöscht. Weder die Audionachricht, die gestellten Fragen noch die Antworten werden gespeichert.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

– Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.

und

– Sie als betroffene Person haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben.

- Wenn Sie eine Bestellung über das OP-Portal eingeben, ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung Ihrer Bestellung erforderlich.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat C.1 „OP-Portal“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Obligatorische Angaben für vollständiges Konto:

• Vorname
• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt)

Obligatorische Angaben für das Anmeldeverfahren für ein Einzelkonto (Daten aus externen Diensten wie Facebook, Twitter oder EU Login):

• Benutzerkennung
• E-Mail-Adresse (nicht für Twitter)
• Vorname
• Nachname

Optionale Daten:

• Telefonnummer
• Interessengebiet
• bevorzugte Rolle
• Art der Anschrift
• Vorname (kann von den obligatorischen Angaben abweichen)
• Nachname (kann von den obligatorischen Angaben abweichen)
• Straße
• Postleitzahl
• Ort
• Land
• E-Mail (kann von der obligatorischen E-Mail-Adresse abweichen)
• Telefonnummer der Adresse
• Art der Person
• Organisation
• Dienststelle
• Funktion

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Navigation im OP-Portal nicht obligatorisch. Sie müssen jedoch personenbezogene Angaben machen, wenn Sie die zusätzlichen Dienstleistungen im vollen Umfang nutzen wollen, zum Beispiel „Meine Adressen“, „Meine Listen“, „Meine Widgets“, „Mein Profil“, „Meine Benachrichtigungen“, „Meine Anmerkungen“, „Meine Bewertungen“, „Meine Suchanfragen“ und „Meine RSS-Feeds“.

Auch wenn Sie eine Veröffentlichung bestellen, die an Ihre Privatadresse geliefert werden soll, müssen Sie personenbezogene Angaben machen.

Funktion „Assistent des Amts für Veröffentlichungen“

• Stimme (wenn Sie mit dem Assistenten per Sprachkommunikation interagieren)

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das „Portal und Webdienste“ (Referat A.5) des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung, das heißt für die Erbringung des betreffenden Dienstes, erforderlich ist. Bei der Einrichtung eines vollständigen Kontos können Sie Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn Sie dies möchten (Option „Löschen“).

Nach drei Jahren Inaktivität senden wir Ihnen eine Nachricht. Wenn Sie nicht innerhalb eines Monats antworten, werden wir Ihr Konto automatisch löschen.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Alle personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den nachstehenden Servern gespeichert:
– in MS Azure Cloud (Europe), verwaltet von den für die OP-PORTAL-Anwendung zuständigen Hauptauftragnehmern SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Rumänien, und ARHS Spikeseed S.A., Luxemburg
in MS Azure Cloud (Europe), verwaltet von dem für die Betriebskontinuität des OP PORTALs zuständigen Auftragnehmer Tremend Software Consulting S.R.L., Rumänien
auf den Servern des Auftragnehmers Paragon Supply Services, Frankreich, zuständig für die Durchführung von Bestellungen.
- Unterauftragnehmer, die zum „Assistenten des Amts für Veröffentlichungen“ (Publio) beitragen: Pureinsights Technology Ltd, Vereinigtes Königreich, und Wisevoice AI, Rumänien

Alle Betriebsabläufe entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) Nr. 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr des unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen — und wem gegenüber werden sie offengelegt?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Mitarbeiter der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese Bediensteten sind an gesetzliche – und erforderlichenfalls zusätzliche – Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden.

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten außerdem die für die Verwaltung der Anwendung zuständigen Auftragnehmer (SIMAVI und ARHS Spikeseed S.A.) sowie die für die Betriebskontinuität zuständige Tremend Software Consulting S.R.L.

Wenn Sie die Sprachfunktion des „Assistenten des Amts für Veröffentlichungen“ (Publio) nutzen, werden die Sprachdaten in Systemen verarbeitet, die von den Unterauftragnehmern Pureinsights Technology Ltd und Wisevoice AI bereitgestellt werden.

Sobald Sie unter der Rubrik „EU-Veröffentlichungen“ des OP-Portals eine Papierversion bestellen, werden Ihre personenbezogenen Daten von dem für die Auftragsausführung zuständigen Auftragnehmer, derzeit Paragon Supply Services (Frankreich), verarbeitet. Diese Verarbeitung unterliegt einer speziellen Datenschutzerklärung, die Ihnen bei der Durchführung der Bestellung vorgelegt wird.

Die erfassten Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben.

8. Welche Rechte haben Sie — und wie können Sie diese ausüben?

Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Mit der Registrierung eines Nutzerprofils auf dem OP-Portal haben Sie der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an das Referat C.1 „OP-Portal“ des Amts für Veröffentlichungen zugestimmt. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor Ihrem Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung kontaktieren. In Konfliktfällen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktangaben finden Sie nachstehend unter Nummer 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies bitte in Ihrem Antrag unter Verweis auf das Aktenzeichen des betreffenden Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

9. Kontaktdaten

Datenverantwortlicher

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Datenverantwortlichen, Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat C.1 „OP-Portal“.

– Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (data-protection-officer@ec.europa.eu) wenden.

– Europäischer Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (dps@edps.europa.eu) Beschwerde erheben.

10. Wo finden Sie weitere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register

Dieser Bearbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00449